El correo electrónico sigue siendo una de las principales herramientas de comunicación empresarial en la era digital. Es una herramienta de trabajo muy potente. Gran parte de la comunicación con el mundo exterior se realiza a través del correo electrónico. Según las estadísticas, el trabajador medio pasa el 28% de su jornada laboral gestionando correos de gran volumen electrónicos empresariales. Por lo tanto, dominar esta herramienta puede hacerte la vida mucho más fácil. A continuación, te ofrecemos algunas recomendaciones útiles sobre cómo gestionar el correo electrónico.
Trabaja en lugar de consultar tu correo electrónico cada minuto
Consultar constantemente tu correo electrónico es una receta para ser improductivo. Reserva un momento específico en el que solo te ocupes del correo electrónico. Puede ser una hora por la mañana, después del almuerzo o al datos de telemercadeo final de la jornada laboral. Asegúrate de avisar a tu jefe y a tus compañeros sobre tu horario. Esto es mucho más cómodo que consultar constantemente tu correo electrónico y perder un tiempo precioso.
Utiliza organizadores
Al procesar tu correo, ten a mano una agenda semanal y escribe en ella la información de las cartas. Es cómodo utilizar cuadernos en papel o herramientas digitales. Tú decides. Sin embargo, los servicios digitales como Google Calendar tienen más ventajas. Ayuda a procesar mejor la correspondencia con las asignaciones de tareas, así como también contiene información sobre reuniones y eventos. Como resultado, no olvidará nada. Recibirá una notificación en el momento adecuado. Además, se ahorrará la molestia de volver atrás y volver a leer.
Debido a sus valiosas funciones, millones de personas usan la aplicación Google Calendar para estar al tanto de sus planes. Sin embargo, puede ser un problema para los usuarios de Mac porque no existe Google Calendar para Mac OS. Si no sabe cómo obtener Google Calendar en Mac, puede utilizar algunos de los siguientes métodos. En primer lugar, es posible utilizar la aplicación Unite. Se utiliza para convertir cualquier sitio web o datos de compra servicio en MacOS nativo. En segundo lugar, puede crear accesos directos de Google Calendar usando Google Chrome o Safari. En tercer lugar, puede agregar Google Calendar a Apple Calendar. Todos los métodos son eficientes y manejables. Si enfrenta algún problema, recuerde que siempre puede utilizar alternativas de Google Calendar.
Responda la carta inmediatamente
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Si ha comenzado a clasificar su correo, decida inmediatamente qué hacer con una carta en particular después de leerla e implemente su plan. No lo posponga demasiado. Para que el envío de correos electrónicos de gran volumen esté bien planificado y organizado, puede:
leer la información de la carta y enviarla a la Papelera como irrelevante o que no requiere ninguna respuesta de su parte;
marcar la carta como spam para que en el futuro las cartas de este destinatario no lo molesten;
mover este mensaje a una carpeta específica según el asunto;
agregar el evento especificado en la carta al calendario;
descargar los archivos adjuntos a su computadora personal y leerlos;
confirmar su participación en el evento o el hecho de familiarizarse con la carta (si es necesario).
Lo principal es que la carta no se quede sin respuesta y no se almacene en la carpeta Bandeja de entrada, como una monstruosidad que abarrota el correo. Si no ha tenido tiempo de procesar parte de su correspondencia durante el día, déjela sin leer y comience a trabajar en ella por la mañana.
Utilice filtros antispam: son una gran ayuda
Es la mejor manera de gestionar los correos electrónicos de remitentes sospechosos. El trabajo de los agentes de correo se basa en reglas según las cuales cierta correspondencia entrante termina automáticamente en la carpeta de Spam. La mayoría de las veces, esto sucede debido a enlaces maliciosos, archivos adjuntos o correos electrónicos de fuentes poco fiables.
Puede agregar reglas manualmente datos del material para esta carpeta. Esto le ahorrará tiempo a usted y a su gerente en el futuro. No tendrá que responder a este tipo de correspondencia ni abrirla.
Por ejemplo, si no desea recibir correos electrónicos con ofertas comerciales o conocidos sospechosos, indíquelo en las condiciones de la carpeta Spam o Correo basura.
Dirija los correos electrónicos a las carpetas adecuadas
Puede crear una condición según la cual la correspondencia de determinadas direcciones se enviará automáticamente a la carpeta deseada, sin pasar por de gran volumen la Bandeja de entrada. No tenga miedo de perder un mensaje importante. Incluso si el correo electrónico termina en una carpeta distinta a la Bandeja de entrada, seguirá estando resaltado en negrita y con un número. Por ejemplo, puede crear una condición por la cual toda la correspondencia pendiente de revisión se marcará con este tipo de letra.
Puede configurar los parámetros para la carpeta deseada en la sección Configuración.
Use marcadores y etiquetas
Si el programa le permite hacer marcas visuales en la carta, úselas. Por ejemplo, recibió un mensaje con una tarea que debe completarse hoy. Coloque una bandera roja o una estrella al lado, o resáltela con el mismo color. De esta manera, entre todas las tareas en la lista de cartas, verá las urgentes.
Si desea que las cartas importantes (por ejemplo, del gerente, de la oficina central, etc.) se destaquen de alguna manera al recibirlas, configure su visualización en consecuencia. Use la regla para procesar la correspondencia entrante. Las etiquetas “¡Importante!” se colocarán en las cartas de estos destinatarios
s automáticamente.
Conclusión
Una vez que haya organizado sus correos electrónicos comerciales (creado un conjunto de carpetas, establecido reglas para llenarlas, cancelado la suscripción a los correos y eliminado las cartas innecesarias), sentirá cuánto más fácil se ha vuelto para usted trabajar. El orden en los documentos electrónicos es comparable al orden en su escritorio: no se tropieza con elementos innecesarios, no almacena basura ni pasa una hora buscando el archivo necesario en una pila de papeles.